Archivage légal : les documents numérisés 

Quelle est la valeur juridique d’une facture, d’un devis, reçu par e-mail ?

De manière générale, un document numérisé n’a pas de valeur juridique, car on ne peut pas prouver son authenticité ou qu’il s’agit bien du document original qu’il représente. Ainsi, la loi a imposé des procédures techniques, afin de donner une valeur juridique à un document numérisé. Il y a notamment le respect des recommandations de la norme AFNOR NF Z42-013, mais également des bases légales, comme l’article 1316-1 du Code civil qui précise que :

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Cet article pose les conditions pour qu’un document électronique ait une valeur juridique (la valeur d’un original) :

  • identifier la personne qui communique le document électronique (courriel, PDF…)
  • la conservation dans son état d’émission

Deux procédés informatiques permettent d’assurer et de remplir ces conditions imposées notamment par l’article 1316-1 du Code civil.

  1.  La signature électronique remplit l’exigence de l’identification de la personne communiquant le document. (voir notre article sur la signature électronique).
  2. Le coffre fort électronique remplit la condition de conservation et de non-modification du document. Il faut alors faire appel à une entreprise tierce (nommée tiers de confiance).

Pour information, les photocopies de documents originaux sont acceptées à condition de conserver l’original.

Les services administratifs, les mairies et les entreprises… La production d’une photocopie simple du document original, dès lors qu’il est lisible, doit être acceptée. En cas de doute sur la validité de la copie produite ou envoyée, ces administrations ou autres organismes peuvent demander de manière motivée, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, la production de l’original. Source : service-public.fr

Exemple : la facture électronique

  • Se conserve dans son état original d’émission : numérique ou papier
  • Peut être conservée de manière numérique, seulement si elle a été émise dans cet état à l’origine, et authentifiée par une signature électronique de l’émetteur.
  • Doit être conservée dans un coffre-fort électronique, en faisant appel à un tiers de confiance garant de son intégrité et de son horodatage.

Ainsi, une facture numérisée et envoyée par e-mail dans cet état et imprimée par le client (non le prestataire), n’aura jamais la valeur juridique d’une facture originale papier émise dans cet état.

Emettre une facture électronique : guide pratique

  1. disposer d’une signature électronique ;
  2. apposer cette signature grâce à un logiciel de lecture PDF qui le permet (= signature du document ou du courriel) ;
  3. informer son client que le document a une valeur électronique seulement à l’état numérisé et qu’il accepte ce mode de facturation (dans les CGV) ;
  4. informer son client qu’il doit conserver ce document dans cet état numérisé de manière à garantir sa conservation.

La distinction est minime en apparence entre un document numérisé signé électroniquement et un autre non signé, mais en droit, sa valeur juridique est en jeu.

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Sources juridiques : Loi – Bulletin Officiel des finances publiques-impôts.

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